新司通〔2020〕9号关于规范全区涉外公证业务管理有关工作的通知

新司通〔2020〕9号 

关于规范全区涉外公证业务管理

有关工作的通知

伊犁哈萨克自治州司法局，各地、州、市司法局：

为进一步加强和规范全区涉外公证业务管理，提高涉外公证服务质量，保障自然人和法人的合法权益，维护我国公证工作的国际形象，按照《中共司法部党组关于加强公证行业党的领导优化公证法律服务的意见》（司党〔2020〕1号）和《司法部公共法律服务管理局 中国公证协会关于规范涉外公证业务管理有关工作的通知》（司公通〔2020〕7号）要求，现就有关事宜通知如下。

一、强化公证机构对涉外工作的管理。一是强化政治引领，凝聚思想共识。公证机构要强化对公证员办理涉外公证业务的管理，加强涉外公证员思想政治教育，使其充分了解掌握国内国际形势，树立讲政治、讲学习、讲大局的意识，保持高度警惕，模范遵守我国法律法规和对外开放方针、政策。二是严肃执业纪律，强化职业道德。公证机构要通过线上、线下的培训方式，不定期组织涉外公证员学习《公证程序规则》《公证员职业道德基本准则》《公证员惩戒规则》等规章制度，使其忠诚履职，自觉维护我国公证形象，避免违法违纪现象发生。三是严格涉外备案，提高业务水平。各公证机构要积极培养具备相应外语水平、具有一定工作经验的高素质涉外公证法律人才办理涉外业务，杜绝因业务不熟或低级错误，导致涉外公证书被拒绝认证或被外方退回等情况发生。

二、推进涉外公证业务印章（签名章）电子化备案。一是规范新增办理涉外公证业务印章（签名章）备案。全面清理规范各级司法行政机关对公证机构办理涉外公证业务不合理限制，自2020年6月1日起，新增的公证机构和公证员印章（签名章）的涉外备案，自治区司法厅不再接受纸质材料及印章（签名章）备案。主管司法行政机关参照《关于印发〈关于加强和规范涉外公证管理工作的意见〉的通知》（公协〔2005〕第003号）规定，对相关条件进行核验后，各公证机构、公证员应自开始办理涉外业务前5个工作日将印章（签名章）上传至全国公证管理系统备案即可。二是规范办理涉外公证业务印章（签名章）更换。公证机构和公证员应当在更换印章（签名章）当日上传备案，备案图形应与实物印章（签名章）完全一致，备案完成后，方可用于办理涉外公证业务。三是已办理涉外公证业务印章（签名章）的录入。全区已完成涉外业务印章（签名章）备案的公证机构和公证员，应当于2020年9月20日前，由公证机构统一在全国公证管理系统全部完成电子印章(签名章)录入备案。

三、依法规范开展涉外公证书的查核。一是当事人、公证事项的利害关系人认为公证书有错误的，可以依据《公证法》第三十九条规定，向出具公证书的公证机构提出复查。二是当事人、公证事项的利害关系人对公证书的内容有争议的，可以就该争议向人民法院提起民事诉讼。三是公证当事人、公证事项的利害关系人对公证机构作出的撤销或者不予撤销公证书的复查决定有异议，可以采用投诉方式提请自治区公证协会予以处理。自治区公证协会依据《公证复查争议投诉处理办法》第十九、二十一条规定处理。各级司法行政机关转递有关部门、单位查核文书的，应通过全国公证管理系统向公证机构递交。

四、加强公证专用纸管理和涉外业务培训。一是加强和规范公证专用纸（以下简称专用纸）管理。自治区公证协会、各公证机构要严格按照中国公证协会《公证专用纸管理办法》（以下简称《办法》）要求，正确保管、使用专用纸，防止被盗、遗失等现象发生。各公证机构对本处购买、验收的专用纸承担保管和使用上的管理责任，并接受司法行政机关、自治区公证协会的监督、管理。公证机构存在《办法》第十九、二十条规定情形的，自治区司法厅将暂停或撤销其涉外、涉港澳台公证业务。自治区公证协会要依托全国公证管理系统，做好专用纸的申领、使用和检查监督工作，建立健全并严格执行专用纸管理规范，确保责任明确、使用留痕、可溯可查。二是加强涉外公证业务培训。各级司法行政机关、自治区公证协会和公证机构，要通过多种形式开展公证员涉外公证业务培训，加强与外事部门的联系，根据日常自查检查和领事认证等用证部门的反馈情况，有针对性地开展涉外业务技能培训，切实提高涉外公证服务质量。

五、落实涉外公证质量监管责任。一是高度重视涉外公证质量。公证机构、公证员对涉外公证业务存在的质量问题，要保持高度警惕，认真做好调查核实工作，严把涉外公证质量关，切实维护国家和公民的国际信誉和形象。对我国驻外国使领馆和外国驻我国使领馆要求核查的公证书，要按规定进行核查，及时答复。二是认真落实各项监督措施。公证员要严格按照程序办理涉外公证业务，证明材料不齐全不得出证。公证机构要严格执行有关内部审批制度，审批人应认真负责，不能使审批流于形式。各级司法行政机关和公证机构要充分运用公证质量自查、巡查、互查等方式对涉外公证进行专项检查，对发现的问题要及时处理，及时上报。三是严格落实各项处罚措施。对涉外公证连续出现错误、造成不良影响的公证员，要依法依规进行警示教育和离岗培训。自治区公证协会要按照《公证程序规则》第六十四、六十七条的规定，对公证机构复查处理工作进行指导、监督，对日常发现的违法违规线索及时调查处理。自治区公证协会和公证机构的涉外公证自律管理情况应及时向司法行政机关报告；司法行政机关发现违法违规行为的，要及时立案调查、依法严肃处理。

六、加强公证机构与涉外中介往来管理。各公证机构应规范与翻译代办、涉外劳务、旅游留学等中介机构往来，加强业务、收费、人员管理，不得委托国外机构或个人以公证处名义代办居住在国外的当事人的公证事项，也不得委托中介人员代办公证业务，不得转嫁审查核实责任，严禁不经审查核实、不经立卷归档、不经受案登记，违规批量办理涉外公证业务。违反上述规定的，各级司法行政机关要开展专项检查，依法依规严肃追究公证机构负责人的管理责任。

    2016年1月13日印发的《关于印发〈新疆维吾尔自治区涉外公证备案工作方案〉的通知》（新司办〔2016〕2号）同时废止。

                      新疆维吾尔自治区司法厅

                           2020年6月3日